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SolDoc - Physische GMP-Archive besser verwalten

Wie kann die Zeit für die Dokumentensuche verkürzt und optimiert werden? SolDoc wurde für unseren Kunden entwickelt. Nach langen Diskussionen und Analysen haben wir gemeinsam ein System entwickelt, das die RFID-Technologie nutzt, um die Ausleihe und Rückgabe von Archiven zu automatisieren.

 

Eines der Anliegen unserer Kunden war, Archive besser verwalten zu können.

Obwohl die Archive bereits mit einem EDM-System ausgestattet waren, war es für die Archivverwaltung nicht optimal. Sie benötigten ein System, mit folgenden Eigenschaften:

  • Optimierung der Suchzeiten im Allgemeinen und bei Audits
  • Informationen über die Archive für alle Beteiligten verfügbar zu machen
  • Bessere Überwachung (Ausleihzeit) und mehr Sicherheit (Zugangsberechtigung)

Diese Lösung wurde für unseren Kunden entwickelt. Gemeinsam haben wir nach langen Diskussionen, Analysen und Brainstorming ein praktisches Modell entwickelt, das ihren Bedürfnissen entspricht; wobei wir die Machbarkeit, den Zeitplan und den Preis berücksichtigten. Unser Kunde wollte eine Lösung, die einfach zu installieren und benutzerfreundlich ist.

Nach Prüfung der verschiedenen Identifizierungsmöglichkeiten entschieden wir uns für die RFID-Technologie, um die Ausleihe und Rückgabe von Archiven zu automatisieren. Diese Technologie macht die manuelle Übertragung überflüssig und verbessert die Sicherheit und die Prozesse.   

Die Benutzer können Archivalien einfach über RFID-Ausleihterminals ausleihen oder zurückgeben, die aus folgenden Komponenten bestehen:

  • einer RFID-Antenne zur Identifizierung des Benutzers und des Archivs 
  • einem Tablet mit einer Anwendung für die Bedienung/Aktion des Benutzers

Unser System umfasst außerdem:

  • ein unternehmensweit zugängliches Webportal mit allen Informationen über die Archive
  • eine mobile Anwendung auf einem PDA zur Unterstützung des Verwalters bei Aufgaben wie Archivinventarisierung, Archivtransfer o.a.
  • ein RFID-Portal direkt an der Tür des Archivraums, das das unbefugte Verlassen des Archivs erkennt

Weitere Funktionen sind ebenfalls verfügbar:

  • Benutzerdefinierte Berichte
  • Alarmfunktionen
  • Archiv-Reservierungen
  • Workflow zur Archivvernichtung
  • Und vieles mehr 

Solid hat die Herausforderung angenommen und das Leben des Kunden vereinfacht!

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